So werden Sie zum Meeting Experten

 In PONTEA Intern

So werden Sie zum Meeting-Experten

Welche Gedanken schießen Ihnen spontan in den Kopf, wenn Sie das Wort Meeting hören? Ist es aus Ihrem Blickwinkel eher positiv oder negativ behaftet? Gehen Sie aus Ihrem Meeting mit einem glasklaren Ergebnis heraus? Oder haben Sie die Erfahrung gemacht, dass Ihr Meeting aufgrund bestimmter Umstände nicht die gewünschte Wirkung erzielt hat?

Heute möchte ich Sie dazu einladen, weit verbreitete Fehlerquellen von Meetings anzusehen. Im Anschluss werden Sie Impulse erhalten, wie Sie Ihr eigenes Meeting in der Wirkung steigern – also im wahrsten Sinne des Wortes zum Meeting-Experten avancieren.

Meeting-Kultur 1.0

Es ist Montagmorgen. 08:00 Uhr. Max Meier, 37 Jahre, Wirtschaftsingenieur in einem mittelständischen Unternehmen, fährt seinen Rechner hoch. Als er völlig tiefenentspannt gerade die Tasse Kaffee an seinen Mund ansetzen will, blinkt deutlich sichtbar ein Outlook-Termin auf. „08:30 Uhr Meeting; Ort Konferenzraum; Teilnehmer 4; Dauer 60 Minuten; Thema „Optimierung der Kommunikation zwischen den Abteilungen Einkauf und Produktion“.

Max Meier selbst hat zu diesem Meeting eingeladen. Er wird es führen. Vorbereitung: Fehlanzeige! Wie immer kritzelt er schnell „zwischen Tür und Angel“ einige Notizen zur Vorbereitung auf ein Blatt. Das müsse für einen Montagmorgen reichen, denkt er. Schließlich habe er es immer so gemacht….

Ablauf des Meetings

08:30 Uhr. Meeting-Beginn. Die ersten 5 Minuten vergehen mit Smalltalk. Thema heute: Bundesliga-Ergebnisse. Anschließend begrüßt Max Meier offiziell die Teilnehmer. Kurz schildert er die Ausgangssituation und erklärt die momentane Problematik zwischen den Abteilungen. Noch während der Wirtschaftsingenieur in seinen Ausführungen ist, schneidet Claus ihm sein Wort ab. „Max, ich muss diesbezüglich noch etwas hinzufügen, was mir sehr wichtig ist!“ Max weiß genau, was die Gruppe jetzt erwartet. Claus ist ein Detailtyp. Er holt gerne aus und beschreibt Fakten bis ins kleinste Detail. Genau so kommt es auch. Schnell schalten die anderen Teilnehmer ab. Sie sind noch im Raum. Jedoch ausschließlich körperlich – nicht mehr geistig.  Schon kurze Zeit später hat ein weiterer Teilnehmer Rückfragen zu der Aussage von Claus. Ein Einwand folgt dem anderen. Fragen um Fragen. Immer wieder werden Aussagen durch ein „ja, aber“ widerlegt. Aus den einleitenden Worten von Max Maier wird schnell eine Gruppendiskussion. Schon bald sind 60 Minuten vorüber. Ohne Ergebnis. Die Teilnehmer verlassen den Konferenzraum. Alle nehmen das Resultat stillschweigend hin – wohl wissend, dass der Ausgang des Meetings mit einem faden Beigeschmack hinterlegt ist.

Die TOP 11 Bremsklötze in Meetings

Was denken Sie gerade, nachdem Sie den Ablauf des Meetings von Max Meier gelesen haben? Haben Sie das eine oder andere Szenario auch schon so oder ähnlich erlebt?

Im Folgenden ein Auszug der häufigsten Fehler bei Meetings:

  1. Keine Vorbereitung auf das Meeting
  2. Keine klare Zielsetzung
  3. Keine vorgefertigte Agenda
  4. Einladung und Teilnahme nicht relevanter Teilnehmer
  5. Meeting-Führende gibt sich die Berechtigung nicht, eingreifen zu dürfen
  6. Meetings enden „im Nirwana“
  7. Zwischenfragen oder Einwände stören den Ablauf
  8. Teilnehmer sind nicht aufmerksam
  9. Meeting-Führender lässt das Abschweifen in andere Themen zu
  • Kein klares Ergebnis / Keine Verbindlichkeiten / keine Verantwortlichkeiten / keine Kontrolle
  • Kein nachträgliches Protokoll

Meeting-Kultur 2.0 – so werden Sie zum Experten

Was macht Sie nun zum Meeting-Experten? Welches Vorgehen ist das Richtige?

Wenn Sie die folgenden Punkte beachten, stellen Sie sicher, dass übliche Fehlerquellen schon im Keim ersticken. Ihre Wirkung steigt!

1. Bereiten Sie sich auf das Meeting vor!

Blocken Sie sich Zeit, um das Meeting präzise vorzubereiten. Je mehr Details Sie vor dem Treffen durchdenken, desto geringer die Chance, dass diese von den Teilnehmern im Meeting als unklar wahrgenommen werden. Zur Vorbereitung gehört auch, die anderen Teilnehmer gezielt aufzufordern, sich ggf. vorzubereiten. Was genau können Sie von Ihren Kollegen einfordern, um die Wirkung des Meetings zu erhöhen? Können womöglich konkrete Zahlen vorbereitet werden oder gezielt Ideen mitgebracht werden?

2. Formulieren Sie ein präzises Ziel!

Stellen Sie sich die Frage, was genau wollen Sie am Ende des Meetings erreichen? Was bringt Sie weiter? Das glasklare kommunizieren des Ziels im Voraus wird die Teilnehmer in die richtige Richtung lenken.

3. Fertigen Sie eine Agenda an!

Kein Meeting ohne Agenda! Geben Sie den Teilnehmern Orientierung. Sorgen Sie dafür, dass sich jeder Teilnehmer vorbereiten kann. Das hat maßgeblichen Einfluss auf die Qualität des Meetings. Sobald die Teilnehmer wissen, was von Ihnen erwartet wird, werden Fragen zum Ablauf im Meeting weniger.

Folgende Punkte sollte eine Agenda beinhalten:

  • Ziel
  • Vorgehen / Zeit
  • Rahmenbedingungen

 4. Laden Sie die richtigen Meeting-Teilnehmer ein!

In der Unternehmenspraxis kommt es immer wieder vor, dass sich Teilnehmer beschweren, da sie eigentlich nicht im Meeting sein müssten.  Beachten Sie den Grundsatz. So viele Teilnehmer wie nötig – so wenig wie möglich.

5. Geben Sie sich selber die Berechtigung!

Wie im Beispiel von Max Meier gezeigt, ist es nicht immer einfach, die Emotionen und Einwände von Teilnehmern zu steuern. Meetings enden schnell im Nirwana.  Sagen Sie „ja!“ zu sich selber und geben Sie sich die Berechtigung das Meeting zielbewusst zu lenken.

6. Sorgen Sie für Orientierung hinsichtlich Zeit und Rückfragen – VOR DEM MEETING!

Kommunizieren Sie zu Meeting-Beginn glasklar, wieviel Zeit zur Verfügung steht. Richten Sie sich hier nach Ihrer angefertigten Agenda. Zudem klären Sie eindeutig vor dem Meeting, wie mit Einwänden und Rückfragen umgegangen werden soll. Zum Beispiel: „Bitte notieren Sie sich Ihre Fragen. Nach 30 Minuten werden wir auf diese gezielt eingehen.“ Oder: „Wie Sie der Agenda entnehmen konnten, hat jeder der Teilnehmer fünf Minuten Zeit, sein Anliegen vorzustellen. Aus Zeitgründen werden ich Sie unterbrechen, sollten Sie länger brauen!“

7. Sorgen Sie für eine hohe Aufnahmebereitschaft!

Sprechen Sie Störquellen gezielt an! Dazu gehören klingelnde Handys, Unruhe im Raum oder auch geistig abwesende Teilnehmer. Diese können Sie direkt durch Fragen zurückholen. „Was denken Sie über den zuletzt angesprochenen Punkt?“

Verzichten Sie zudem – wenn möglich –  auf lange Power-Point-Präsentationen! Entwickeln Sie Strategien an dem Flipchart, in dem Sie durch Fragen immer wieder das Team mit einbeziehen. Es wirkt lebendiger. Geben Sie den Teilnehmern die Chance, aktiv am Ergebnis mitzuwirken.

Was denken Sie, welche Auswirkung es auf das Ergebnis des Meetings hat, wenn alle Teilnehmer ausschließlich in der Präsenz sind und mitdenken?

8. Holen Sie Teilnehmer wieder zurück!

Sobald Sie merken, dass ein Teilnehmer im Zuge seiner Argumentation abschweift, sich in Nebensächlichkeiten verfängt oder ins Detail abrutscht, weisen Sie ihn freundlich aber bestimmend darauf hin. Begründen Sie es mit der begrenzten Zeit und der klaren Zielvorgabe. Der Teilnehmer wird Ihr Anliegen verstehen – sofern Sie zu Beginn die Regeln klar kommuniziert haben.

9. Sorgen Sie für ein klares Ergebnis!

Blocken Sie sich zum Ende des Meetings Zeit, um fokussiert über ein Ergebnis zu sprechen. Dabei spielt keine Rolle, wie weit sie sind. Ein Ergebnis ist besser als kein Ergebnis. Sobald Sie eins haben, nennen Sie klare Verantwortlichkeiten und hinterlegen diese mit präzisen verbindlichen Daten. Abrunden können Sie dieses ergebnisorientierte Vorgehen, indem Sie bewusst Kontrollinstanzen vorgeben. So ist es schwierig, nicht ins Umsetzen zu kommen.

Wichtig hierbei: WER hat WAS bis WANN zu tun. WER kontrolliert?

  • Lassen Sie ein Protokoll schreiben!

Gerade bei umfangreicheren Meetings ist es von Vorteil, die Kernaussagen schriftlich festzuhalten. So haben die Teilenehmer die Möglichkeit, die Quintessenz nachzulesen.

  • Legen Sie vor dem Meeting einen Protokollanten fest.

 

Meeting 2.0 – kann das jeder?

Ich sage ganz klar: Nein, nicht jeder! Meeting 2.0 können nur diejenigen, die wirklich wollen. Ein Meeting plötzlich anders abzuhalten erfordert Mut. Und mutig zu sein, ist nicht einfach. Es bedeutet womöglich auch Gegenwind der anderen Teilnehmer zu bekommen. Nicht alle Kollegen werden Ihnen anerkennend auf die Schulter klopfen, wenn das sonst so geliebte, altbewährte und wirkungslose Meeting-Vorgehen kritisch hinterfragt und neu gelebt wird. Schließlich wirft es gleichsam ein kritisches Licht auf die bisherige Meeting-Kultur. Das gefällt nicht jedem.

Weitere Einwände sind häufig: „Wie soll ich denn zwischen meinen anderen Alltagsaufgaben auch noch ein Meeting langfristig und detailliert vorbereiten. Das schaffe ich gar nicht!“ Auch Max Meier in der Eingangsgeschichte hielt es nicht für nötig, sein Meeting vorzubereiten. Das Ergebnis des Meetings stellten ihn und seine Kollegen im Nachhinein jedoch nicht zufrieden. Kein klares Ergebnis sowie fehlende, festgelegte Verantwortlichkeiten lassen eine Behebung des Problems in weite Ferne rücken. Womöglich ist ein weiteres Meeting nötig, um das Thema erneut anzugehen. Deshalb bin ich der Auffassung. Eine detaillierte, professionelle Vorbereitung raubt Ihnen keine Zeit – sondern schenkt Ihnen vielmehr Zeit.

Führen heißt Vorleben – auch beim Meeting!

Natürlich können Sie nichts dafür, wie Ihre Kollegen ihre Meetings halten. Was Sie aber beeinflussen können, ist, wie Sie IhrMeeting gestalten. Sobald Ihr Vorgehen an Wirkung zunimmt, werden Sie auch Ihre Kollegen oder Mitarbeiter beeinflussen. Aus diesem Grund lade ich Sie dazu ein, alte Gewohnheiten zu hinterfragen und neue Dinge auszuprobieren. Viel Spaß Ihnen auf Ihrem persönlichen Weg zum „Meeting-Experten“!

Ihr
Arian Steinkopf

 

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