Haben Sie eine To-Do-Liste? Viele Leute nutzen dieses einfache Hilfsmittel, um ihre Aufgaben zu verwalten. Verwenden Sie auch eine Not-To-Do-Liste? Diese Idee ist nicht wirklich neu und trotzdem kennen sie viele Leute nicht. Insbesondere für Führungskräfte, die eine neue Aufgabe übernommen haben, ist es zwingend, zumindest einen Teil der bisherigen Tätigkeiten abzugeben. Es ist nur leider oft so, dass Menschen die gleichen Aufgaben weiterführen, obwohl sie neue Verantwortungsbereiche erhalten haben. Das geschieht unter anderem darum, weil ihnen keiner sagt, dass sie einen Teil der bisherigen Zuständigkeiten übergeben sollten oder weil sie sie nicht loslassen können oder wollen. Oft wird auch gesagt: „Ich würde ja gerne abgeben, doch leider ist keiner da, der das übernehmen kann.“ Dann wird es eben weiterhin selbst gemacht!

Der Zweck einer Not-To-Do-Liste

Viele Menschen, die eine Not-To-Do-Liste nutzen, halten darin lediglich fest, was sie in Zukunft nicht mehr machen wollen, weil es schlechte Gewohnheiten sind. Also z.B. lange im Fernsehprogramm rumzappen, permanent in Social Media online sein, das Postfach andauernd kontrollieren oder ähnliches. Es wird meistens nicht daran gedacht, dass man damit zusätzlich die Zukunft gestalten könnte. Eine Not-To-Do-Liste kann auch dafür genutzt werden zu planen, was man möglichst bald abgeben oder delegieren wird – darum spricht man manchmal auch von der “Tu-Du-Liste“.

Wie wäre es, wenn Sie sich überlegen, was Sie nicht zwingend selbst tun müssen? Dazu gehören auch Aufgaben, die vorläufig noch nicht abgegeben werden können. Dann wäre der erste Schritt zur Lösung, dass Sie sich fragen: „Was muss geschehen, damit ich das abgeben kann?“ Sie dürfen also nicht nur jene Tätigkeiten auf die Liste setzen, die sofort abgegeben werden können, sondern auch alle, für die es Vorbereitungen braucht. Wenn Ihr Team noch nicht bereit ist, dass es gewisse Aufgaben von Ihnen übernehmen kann, sollten Sie sich überlegen, wen Sie wie aufbauen, damit diese Personen sobald wie möglich in der Lage sind, einzelne Tasks selbständig zu erledigen.

Möglicherweise lassen gewisse Umstände eine Delegation nicht zu, weil z.B. zuerst Prozesse oder Vorschriften angepasst werden müssen. Dann fragen Sie sich: „Was muss ich ändern, damit diese Aufgabe nicht mehr zwingend von mir zu übernehmen ist?“ Es könnte sein, dass Arbeiten nicht übertragen werden dürfen, weil es (interne) Vorschriften gibt, die früher sinnvoll waren, heute aber überflüssig sind. Oft besteht die Möglichkeit, dass zumindest Teilaufgaben abgegeben werden. Denken Sie exemplarisch an die Einstellung von Personal. Welche Tätigkeiten können Sie dabei nicht delegieren? Im Prinzip kann Ihr Team alles übernehmen, außer der Unterschrift auf dem Arbeitsvertrag. Das heißt, Sie müssten ansonsten nichts machen.

Eine Not-To-Do-Liste erstellen

Halten Sie fest, welche (Teil-)Aufgaben Sie noch selbst erledigen, obwohl es nicht zwingend notwendig ist. Was werden Sie in Zukunft nicht mehr tun? Berücksichtigen Sie auch jene Tätigkeiten, für die Vorbereitungen erforderlich sind.

Wenn eine Delegation noch unmöglich ist, fragen Sie, woran es liegt. Braucht es Ausbildung oder Anleitung? Sind Änderungen des Systems zwingend? Gibt es allenfalls Einschränkungen die (noch) nicht geändert werden können (beispielsweise gesetzliche Vorgaben)?
Legen Sie die Massnahmen fest, die zu einer Lösung führen. Formulieren Sie diese messbar und verbindlich.

Besprechen Sie die Not-To-Do-Liste mit Ihren Mitarbeitern. Fragen Sie, wer was wann übernehmen wird. Vereinbaren Sie zukünftige Ergebnisse (möglichst schriftlich).
Führen Sie Ihre Not-To-Do-Liste in ähnlicher Weise wie Ihre To-Do-Liste. Die Massnahmen aus der ersten Liste gehören möglicherweise in die zweite. Man könnte die Listen darum auch kombinieren.

Die Not-To-Do-Liste hilft allen

Sie wissen, Zeit ist eine begrenzte Ressource. Wenn Sie neue Aufgaben übernehmen wollen, brauchen Sie Raum dafür! Sobald Sie abgeben, was nicht mehr zwingend zu Ihrem Aufgabengebiet gehört, erhalten andere eine Chance zu wachsen und anspruchsvolle Aufgaben anzunehmen. Delegation auf die tiefst mögliche Ebene ist zudem die ökonomisch beste Lösung.

Was könnte Ihnen noch im Wege stehen, erfolgreich abzugeben?

Beispielsweise Ihre Gewohnheiten und Ihr Ego. Für Ihre bisherigen Aufgaben haben Sie auch die zugehörigen Lorbeeren ernten dürfen. Wenn Sie die Ausführung übertragen, bekommen andere die Anerkennung für die Ergebnisse. Es ist darum wichtig, bei der Delegation daran zu denken, dass es auch um die Förderung von Menschen geht. Wenn Sie mehr darüber wissen wollen, kann ich Ihnen unsere Führungsseminare wärmstens empfehlen.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg mit Ihrer Not-To-Do-Liste!

Andreas Schlatter